Projekt w skrócie
- Branża
- Zdrowie i medycyna
- Kraj
- Włochy
- Siedziba główna
- Sansepolcro (Aboca), Włochy
- Platforma
- Portal dokumentacji technicznej
- Cel biznesowy
- Centralizacja dokumentacji technicznej i kontrola obiegu zatwierdzeń
- Nasza rola
- Portal dokumentów, automatyzacja zadań i przepływów akceptacji
Klient i współpraca
O projekcie
Aboca to włoska firma działająca w sektorze zdrowia i produktów opartych na naturalnych składnikach. W jej działalności istotne są wymagania proceduralne oraz dokumentacja techniczna. Projekt dotyczył portalu wspierającego współpracę działów odpowiedzialnych za przygotowanie, weryfikację i zatwierdzanie tej dokumentacji.
Wyzwania
Wiele działów, jeden aktualny obraz procesu
Dokumentacja techniczna wymaga udziału różnych zespołów i kontroli kolejnych etapów. Firma potrzebowała ograniczyć ręczną wymianę materiałów oraz uzyskać wspólny widok prac: które sekcje są ukończone, gdzie potrzebna jest zmiana i na jakim etapie pozostaje akceptacja.
Flow — przebieg współpracy
Discovery
Potrzeba uporządkowania dokumentacji
Punktem wyjścia była potrzeba poprawy nadzoru nad dokumentacją techniczną i współpracą działów. Ważne były automatyzacja przepływów, przejrzystość postępu oraz identyfikowalność czynności w środowisku o wysokich wymaganiach dokumentacyjnych.
Development
Portal dla całego obiegu dokumentacji
Wdrożone rozwiązanie połączyło repozytorium dokumentów z zadaniami i powiadomieniami. Poszczególne części dokumentacji prowadzone są przez uporządkowany proces zmian, walidacji i akceptacji, dostępny we wspólnym środowisku.
Wspólne repozytorium
Portal gromadzi dokumentację techniczną w jednym miejscu. Uczestniczące działy mogą obsługiwać swoje zadania bez koordynowania całego procesu przez oddzielne, ręczne wymiany materiałów.
Zadania i automatyczne powiadomienia
Czynności są przypisywane i prowadzone w ramach określonego procesu. Workflow, zadania oraz powiadomienia organizują współpracę osób odpowiedzialnych za różne części dokumentacji.
Walidacja i akceptacja sekcji
Każda sekcja przechodzi właściwe etapy edycji, weryfikacji i zatwierdzania. Wspólny widok pozwala monitorować postęp oraz wskazać elementy wymagające dalszego działania.
Identyfikowalność czynności
Portal wspiera kontrolę cyklu zatwierdzania i podpisywania. Informacje o aktywnościach oraz dokumentacji pozostają powiązane z uporządkowanym przebiegiem procesu.
Launch
Wspólne miejsce pracy dla działów
Portal stał się centralnym środowiskiem prowadzenia dokumentacji technicznej. Rozproszone uzgodnienia zastąpił uporządkowany przepływ, w którym działy widzą aktualny stan prac i swoje zadania w ramach wspólnego procesu.
Maintenance
Nadzór nad aktualnym stanem dokumentów
Działające workflow umożliwiają bieżące śledzenie postępu, akceptacji i czynności związanych z dokumentacją. To wspiera utrzymywanie aktualnego obrazu procesu i kontrolę nad informacjami, które wcześniej wymagały większej liczby ręcznych uzgodnień.
Rezultaty
portal dokumentacji technicznej
- Centralne zarządzanie dokumentacją techniczną w jednym portalu.
- Lepsza współpraca działów dzięki zadaniom, workflow i powiadomieniom.
- Większa przejrzystość akceptacji oraz mniejsza potrzeba ręcznej wymiany materiałów.
FAQ — pytania o projekt
Czego dotyczył projekt Aboca?
Zarządzania dokumentacją techniczną oraz współpracą działów w procesie jej edycji, weryfikacji i akceptacji.
Co umożliwiają workflow?
Przypisywanie czynności, prowadzenie etapów i automatyczne powiadamianie uczestników procesu.
Jak zespół widzi postęp prac?
W centralnym widoku stanu sekcji dokumentacji, ukończonych czynności i elementów wymagających interwencji.
Czy to projekt analityki Power BI?
Nie. Ten opis dotyczy portalu dokumentów i zatwierdzeń, stanowiącego odrębny zakres współpracy.
Planujesz podobne rozwiązanie w swojej firmie? Poznaj digitalizację przedsiębiorstw lub porozmawiaj o swoim projekcie.
Więcej realizacji
Kolejne projekty,
nowe perspektywy
Apoteca Natura
Wspólne miejsce komunikacji i udostępniania materiałów między centralą, aptekami partnerskimi i opiekunami regionalnymi.
Poznaj realizację
Donor Network
Połączyliśmy doradztwo technologiczne, projekt UX/UI i wdrożenie Shopify, pomagając klientowi zaplanować rozwój bez przedwczesnego przechodzenia na Shopify Plus.
Poznaj realizację